Роман Чередниченко

Мобильный тайм-менеджмент

3 апреля 1973 года глава подразделения мобильной связи Motorola Мартин Купер, прогуливаясь по центру Манхэттена, решил позвонить по сотовому телефону. Прохожие очень удивлялись и не понимали, что происходит: до появления коммерческой сотовой телефонии оставалось еще 10 лет…

Мы не знаем, думал ли тогда Мартин Купер, что держит в руках предмет, который вскоре станет привычным и необходимым атрибутом каждого активного человека. Однако можно с уверенностью сказать, что о трубке массой менее 100 грамм, с фотоаппаратом, цветным дисплеем, встроенным симфоническим оркестром, возможностью мгновенного доступа к практически любой информации через интернет и прочими премудростями, первый в мире абонент вряд ли мог даже мечтать.

Эти премудрости, упавшие на наши головы (и карманы), привели к тому, что большинству современных пользователей мобильных телефонов можно поставить один из печальных диагнозов:

• Стремление потратить кучу денег на абсолютно ненужные «понты», которые производители мобильных телефонов предоставляют в огромном количестве;
• Непонимание всех преимуществ, которые даёт действительно удобная «трубка».

А чем же «маленький чёрненький (серенький, красненький…) друг» может помочь активному человеку, ценящему своё время, свои деньги, свои мысли? В заметке я приведу несколько элементарных рецептов, не требующих большого количества телодвижений, но придающих «великий смысл» самым распространенным из стандартных функций.

Предлагаю вам прямо сейчас взять в руки свои мобильные телефоны (какой бы модели они ни были) и подружиться с ними навеки, используя эти простые рецепты. Я же беру свой родной Siemens S45, который верно служит мне уже более года, и за это время успел завоевать уважение не только у меня, но и у моих друзей и коллег. Все описания функций и «полезностей» я буду приводить на примере именно этой модели, обладателям других телефонов в большинстве случаев достаточно сделать поправку на другие названия и расположение пунктов меню. Итак, поехали.

Полезность первая: мобильный органайзер

Величайшее изобретение производителей мобильных телефонов – это выскакивающие напоминалки. С их помощью можно: под приятную (по вкусу) музыку просыпаться по утрам, вовремя вспоминать о важных встречах и звонках, вести «to do list», и многое другое. А самое главное – они всегда у вас «в кармане», не требуют особого ухода, не привлекают взгляды на улице или в транспорте, в отличие от всевозможных мини-компьютеров.

Подробнее...

Рецепт: Для настройки выскакивающих напоминалок удобнее всего пользоваться разделом «Встречи» (appointments). В моем телефоне это пункт Меню => Офис => Органайзер => Встречи.

Nota Bene: Для того чтобы ускорить вызов этого раздела, удобно настроить так называемую «горячую клавишу» (на моём телефоне это цифра «7»; как настраивать горячие клавиши – читайте в инструкции к вашему телефону). Предлагаю вам сделать это прямо сейчас и навсегда забыть о сложных лабиринтах меню, по которым вы обычно добираетесь до этого раздела. Нажимаем на горячую клавишу => удерживаем чуть больше секунды и попадаем прямиком в раздел «Встречи».

Выбираем «Тип напоминалки» («заметки», «вызов», «встреча», «день рождения»)

1. «заметки»

• одним-двумя словами описываем свою заметку (например: бэк-ап)
• выбираем периодичность появления напоминалки (один раз, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно)
• выбираем дату и время напоминания (если это, к примеру, еженедельный бэк-ап, то достаточно ввести время)
• в результате, в определённое время, телефон зазвенит (можно поставить какой-нибудь особый звонок) и на экране появится Описание заметки.

2. «вызов»

• в пункте «описание» выбираем из адресной книги имя абонента (или вводим вручную нужный номер телефона)
• так же, как и для «заметок», выбираем периодичность, дату и время
• телефон зазвенит в указанное время, на дисплее появится имя абонента или номер телефона. Достаточно нажать кнопку «вызов» для того, чтобы позвонить по заданному номеру.

3. «встреча», «день рождения»

• то же самое, что и «заметки», но с другим значком. Nota Bene: описание всегда должно соответствовать типу напоминалки (например, в описании двух напоминалок введено «Иванов», но первая говорит о том, что у него День рождения двадцать девятого февраля, а другая – о том, что с ним должна состояться встреча первого апреля, важно не перепутать)

4. «Речевая память»

• на мой взгляд, наиболее удобный вид напоминалки. В «описании» пишем, например: «отправить почту»
• ставим те же параметры (дата, время)
• записываем речь, не более 3-х минут (обычно бывает достаточно 10-15 секунд). Здесь мы можем подробно описать, кому отправить почту, по какой теме, что присоединить к письму итд, то есть, экономим время на описании задачи.

Но всё написанное выше можно прочитать в инструкции по эксплуатации или изучить «научным тыком». Давайте усовершенствуем немного этот продукт. Бьюсь об заклад, вы никогда не будете использовать все виды напоминалок одновременно. Почему? Просто потому что это отнимает слишком много времени, а не экономит его. Попробуйте в течение недели использовать их все, а после этого оставьте только те, которые представляются вам наиболее удобными.

Предлагаю вам такой метод. В течение нескольких дней ведите учет всех встреч на мобильном телефоне, используя вышеперечисленные функции. Затем проанализируйте, как изменялась частота напоминаний в течение одного дня, в какие периоды вам требовалось напоминание раз в три часа, а в какие – раз в десять минут (не дай вам Бог таких авралов). А затем, в соответствии со своими наблюдениями, заполните весь раздел «Встречи» пустыми ежедневными напоминаниями, оставив только 5-6 записей в резерве.

Вот посмотрите, к примеру, как я организую свой подъём (на картинке). Так как время отбоя часто «плавает», а норму по категории «сон» выполнять необходимо для качественной работы (у меня эта норма – в пределах семи часов), я заполнил период с 5:20 до 6:00 напоминаниями через каждые десять минут. Поэтому, если я ложусь в 22:20, то включаю напоминалку на 5:20, если в 23:00 – то на 6:00 и так далее. Затраты на «завод будильника» – 5 секунд, а смысл получается великий.

Тут же необходимо сказать о тексте описания напоминалки, который вы будете «вбивать» в заготовленные заранее «пустышки». Набирать текст, состоящий более чем из двух слов, неудобно и затратно. Но, если вы регулярно ведёте хронометраж, то у вас наверняка сформировался набор удобных и понятных сокращений, например, «вст: ИИ» (встреча с Изольдой Илларионовной) и так далее. Для ежедневных простых напоминалок можно придумать что-нибудь более лиричное, например, см. картинку. Кстати, именно такой текст лучше всего помогает мне взбодриться с утра и гордо идти на подвиги, рекомендую.

Что ещё можно делать с органайзером?
Помимо выскакивающих напоминалок, в органайзере есть ещё несколько функций, о которых следует сказать пару слов.

• Задания. Известная вам из Outlook функция. Принцип тот же – пишем пару слов о сути задачи, решаем, привязывать её к определённому времени или нет, и определяем статус: «выполнено» или «не выполнено». Проблема: вы постоянно будете забывать, что записали задачу в этот раздел. Решение: поставьте ежедневную напоминалку: «Читать раздел Задачи», и проблема исчерпана.
• Будильник. На мой взгляд, неудобно, хотя бы потому, что требует гораздо большего количества телодвижений, чем те же напоминалки, и жёстко привязывает к времени, в отличие от таймера.
• Заметки. Полезно в ограниченных количествах, если нужно срочно что-то записать (например, адрес интересного сайта), а ничего бумажно-пишущего под рукой нет. Кроме того, в этом разделе можно хранить личную (но несекретную) информацию, например, номер своего паспорта или дату рождения жены.

На мой взгляд, эти функции недостойны места среди «горячих клавиш», но в некоторых случаях могут быть полезны.

Полезность вторая: считаем время

Две следующие «полезности» действительно очень полезны и заменяют два громоздких металлических предмета: секундомер и таймер (stopwatch и countdown). На моем телефоне эти две функции по праву занимают две наиболее «горячие» клавиши – «4» и «5». Эти «полезности» просто необходимы, если вы уважаете и применяете метод бюджетирования своего времени.

Помните историю о полезной бестактности в «Искусстве управленческой борьбы» Владимира Тарасова? «…Я был не «молодой человек», а находился на службе и имел некоторые основания считать себя небезызвестным в республике специалистом в своей области. Ровно в пять я поднялся, и сказал, что мое рабочее время закончилось. Она пришла в ужас от моей бестактности, на что я ей ответил, что своевременное окончание рабочего дня – тоже элемент научной организации труда».

Это действительно немного утрированный вариант эффективного проведения совещаний. Но к чему это я? Уважайте свое время и время окружающих. Запускайте таймер на совещаниях. Если вы скажете, что это нарушает принцип гибкости в отношениях со временем, попробуйте сами и убедитесь в обратном. Если у вас перед глазами запущен таймер обратного отсчёта, съедающий ровно по одной секунде каждую секунду и ничуть не меньше, то дело пойдёт гораздо быстрее и при этом нисколько не пострадает. Это как пинарик Литвака, уменьшенный в масштабе, но не менее эффективный. Причем важно отметить, что круглый и тяжелый советский секундомер на столе, который ещё и тикает на весь зал – это несколько неприлично, а мобильный телефон, на который вы регулярно бросаете критический взгляд – это совершенно нормально.

Кстати, если уж мы начали говорить о сне, как о процессе, более всего нуждающемся в бюджетировании, то и здесь стоит отметить полезность использования таймера. Вместо того, чтобы тратить целых 5 секунд для включения нужной «напоминалки», просто наберите в таймере 7:00:00 (или сколько вам необходимо) и со спокойной душой начинайте храпеть, только не очень громко, чтобы услышать, как ваш телефон ровно через семь часов провозгласит начало нового дня.

Секундомер необходим и для «исследовательских работ». Полезно знать, сколько минут вы добираетесь до офиса (и сколько времени вы сэкономите, добираясь до работы на маршрутке, а не на метро), сколько времени у вас уходит на набор одной страницы печатного текста, сколько минут вы ежедневно проводите на работе, на улице, в лифте, сидя, стоя, в домашних тапочках итд. Составьте такой список ежедневных расходов (кстати, для этого можно использовать раздел «Заметки» на телефоне). Ведь это очень интересно, позволяет лучше узнать себя и, в конечном итоге, оптимизировать мелкие расходы. Может быть, в маршрутке всё-таки удобнее, чем в метро, а шнурки можно успеть завязать в лифте, сэкономив пару минут. :)

Полезность третья: диктофон

Если в вашем телефоне есть диктофон, считайте, что вам несказанно повезло. А если слева или справа от экрана вы обнаружите маленькую кнопочку для прямого доступа к речевой памяти, то вы просто счастливый человек.

Для того чтобы понять преимущества диктофона (даже с небольшим объёмом памяти), достаточно перечитать статью Олега Смирнова «Диктофон – ловушка идей». Там вы встретите очень важное замечание о том, что чаще всего диктофон на мобильном телефоне – есть лишь вспомогательная функция и, следовательно, достаточно неудобна для оперативного использования. Поэтому я и упомянул о маленькой кнопочке. На моем горячо любимом S45 такая кнопочка есть и фактически делает диктофон самостоятельным органом. Нажимаем на кнопочку и говорим, отпускаем – запись заканчивается, одно движение – одна мысль. После этого мы можем либо просто сохранить запись, либо назначить в календаре время, когда на телефоне выскочит напоминалка с предложением прослушать файл.

Таким образом, телефонный мини-диктофон может эффективно использоваться для ведения небольшой картотеки мыслей, для составления «to-do» списков, для напоминания о важных событиях, требующих устной расшифровки итд. Нужно сказать, что 2-3 минут записи бывает вполне достаточно для этих целей (для справки: страница печатного текста, вслух и достаточно выразительно, читается 2,5-3 минуты).

Заключение

Это были простые рецепты использования стандартных функций, которым зачастую не придают особого значения. Надеюсь, что мобильный телефон, который вы держите в руках, взбодрился оттого, что вы вспомнили о его насыщенной начинке. В следующих заметках я поделюсь своим опытом использования более «продвинутых» функций, расскажу о дружбе моего S45 с Outlook-ом, а также о том, как бороться с телефонными поглотителями и как сделать их полезными.

Внимание! Все удобства – в вашем кармане, не забывайте о них!

© Роман Чередниченко, 2004. Контакт: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript Редактура: Глеб Архангельский, info@improvement.ru Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/mobtm/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.